Funktionen, die Sicherheit und Compliance vereinen
Hinweisbox bietet alle Werkzeuge, die Sie für ein rechtskonformes, sicheres und effizientes Hinweisgebersystem benötigen.
Alle Funktionen im Detail
Jede Funktion wurde entwickelt, um höchste Sicherheitsstandards mit einfacher Bedienung zu verbinden.
Anonyme Meldungen
Hinweisgeber können vertrauliche Informationen ohne Angabe persönlicher Daten übermitteln. Das System stellt sicher, dass keine identifizierenden Merkmale gespeichert oder übertragen werden.
- Keine Registrierung oder Anmeldung erforderlich
- Persönlicher Zugangscode zur sicheren Nachverfolgung
- Dateiupload für Belege und Dokumente
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Sämtliche Meldungen, Kommentare und Dateien werden mit AES-256-CBC verschlüsselt — sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Unbefugte haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Inhalte.
- AES-256-CBC-Verschlüsselung für alle Daten
- Verschlüsselung at rest — auch auf dem Server geschützt
- Nur autorisierte Benutzer können Inhalte entschlüsseln
Fallmanagement
Verwalten Sie eingehende Meldungen strukturiert und effizient. Von der ersten Sichtung bis zum Abschluss behalten Sie den vollständigen Überblick über jeden Fall.
- Status- und Prioritätsverwaltung für jeden Fall
- Interne Kommentare und Notizen für das Team
- PDF-Export für Dokumentation und Berichterstattung
- Fallzuweisung an zuständige Bearbeiter
Rollenbasierter Zugriff
Definieren Sie präzise, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf. Drei klar abgegrenzte Rollen sorgen für maximale Kontrolle und Datensicherheit.
- Admin — Vollzugriff auf System und Benutzerverwaltung
- Manager — Fallbearbeitung und Kommunikation
- Viewer — Lesezugriff auf zugewiesene Fälle
Anonymer Kommunikationskanal
Ermöglichen Sie einen sicheren Dialog mit dem Hinweisgeber — ohne dessen Identität preiszugeben. Der Zugangscode dient als einzige Verbindung zwischen Melder und Bearbeitern.
- Bidirektionale Kommunikation über Zugangscode
- Rückfragen stellen ohne Identitätspreisgabe
- Verschlüsselte Nachrichten in Echtzeit
Dashboard & Analysen
Behalten Sie den Überblick über alle Meldungen, Trends und Bearbeitungszeiten. Das Dashboard liefert Ihnen die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick.
- Statistiken zu Meldungen, Status und Kategorien
- Trendanalysen und zeitliche Entwicklungen
- Übersicht der neuesten Meldungen und Aktivitäten
Automatische Datenlöschung
Erfüllen Sie die DSGVO-Anforderungen zur Datensparsamkeit automatisch. Abgeschlossene Fälle werden nach Ablauf der konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist unwiderruflich gelöscht.
- Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen pro Mandant
- DSGVO-konforme, automatisierte Bereinigung
- Täglicher Cron-Job für zuverlässige Ausführung
Lückenloser Audit-Trail
Jede Aktion im System wird protokolliert — von der Erstellung einer Meldung bis zur Löschung. Der Audit-Trail gewährleistet vollständige Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen.
- Protokollierung aller Benutzeraktionen
- Vollständige Nachvollziehbarkeit für Compliance-Audits
- Unveränderliche Aufzeichnungen für maximale Integrität
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