Stand: August 2026
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und den Betrieb der Hinweisbox-Plattform ist die Hanvia GmbH, Gräfelfing (Anschrift siehe Impressum). Setzt ein Unternehmen die Hinweisbox als interne Meldestelle ein, ist dieses Unternehmen für die Verarbeitung der eingehenden Meldungen der Verantwortliche; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Erhebung und Verarbeitung
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Server automatisch übermittelte Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Statuscode, User-Agent) in Server-Logfiles. Diese Daten sind für den Betrieb, die Sicherheit und die Missbrauchsabwehr erforderlich. Melden Sie einen Hinweis über das Meldeportal, verarbeiten wir ausschließlich die von Ihnen freiwillig eingegebenen Inhalte: Kategorie, Dringlichkeit und Ihren Meldetext. Wenn Sie sich über einen Unternehmensbereich registrieren, verarbeiten wir zusätzlich E-Mail-Adresse, Name und Rolle.
Zwecke der Verarbeitung
Bereitstellung und Betrieb der Plattform, Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und der EU-Richtlinie 2021/1937, Kommunikation mit Hinweisgebenden über den Zugangscode, Verwaltung von Nutzerkonten sowie Gewährleistung der IT-Sicherheit.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung von Meldungen erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des meldepflichtigen Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 10, 11 HinSchG). Der Betrieb der Website und die Sicherheitsprotokollierung stützen sich auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vertragsbezogene Verarbeitungen im Kundenkonto erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Enthält eine Meldung besondere Kategorien personenbezogener Daten, richtet sich deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG.
Anonyme Meldungen
Das Meldeportal verlangt keine Anmeldung, keinen Namen und keine E-Mail-Adresse. Der Meldedatensatz selbst enthält keine Identitätsmerkmale und keine IP-Adresse. Ihre Zuordnung erfolgt ausschließlich über einen zufällig erzeugten Zugangscode im Format HBX-XXXXXXXXXXXXXXXX, der nur Ihnen angezeigt wird und von uns nicht wiederhergestellt werden kann. Bitte beachten Sie, dass Ihre IP-Adresse — wie bei jedem Websiteaufruf — kurzzeitig in den technischen Server-Logfiles erscheint; diese Logfiles werden nicht mit dem Meldedatensatz verknüpft. Geben Sie im Meldetext keine Angaben an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, wenn Sie vollständig anonym bleiben möchten.
Verschlüsselung
Der Meldetext und sämtliche Nachrichten im Meldevorgang werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Der Transport erfolgt ausschließlich über TLS. Ohne den Entschlüsselungsschlüssel sind die Inhalte auch bei einem Zugriff auf die Datenbank nicht lesbar.
Hosting
Die Plattform wird auf Servern in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Rahmen des Meldebetriebs nicht statt.
Speicherdauer
Meldungen werden für die vom jeweiligen Unternehmen konfigurierte Aufbewahrungsfrist gespeichert und danach automatisch gelöscht; die Voreinstellung beträgt 90 Tage. § 11 Abs. 5 HinSchG sieht eine Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vor, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Server-Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht. Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Empfänger
Zugriff auf eine Meldung haben ausschließlich die vom jeweiligen Unternehmen benannten und berechtigten Personen der internen Meldestelle. Als technische Dienstleister setzen wir einen E-Mail-Versanddienst für Benachrichtigungen sowie unseren Hosting-Dienstleister ein; beide sind vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden. Eine Weitergabe von Meldeinhalten an Dritte erfolgt darüber hinaus nicht.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Bei anonymen Meldungen können wir diese Rechte mangels Identifizierbarkeit nicht zuordnen (Art. 11 DSGVO). Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
Cookies
Diese Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Für den Betrieb des angemeldeten Bereichs wird ein Zugangstoken lokal in Ihrem Browser gespeichert; dieser wird beim Abmelden entfernt.
Kontaktformular
Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Das Kontaktformular ist kein Meldekanal — für Hinweise nutzen Sie bitte ausschließlich den Melde-Link Ihrer Organisation.
Datenschutzbeauftragte
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter [email protected].
Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.